Затверджено

                                                  наказ голови Любомльського районного

                                                 суду Волинської області

                                                 від 29.11.2023 № 46-1/01-07

ПЛАН

на випадок надзвичайних ситуацій у разі неможливості здійснення правосуддя чи інших функцій з об’єктивних причин під час воєнного або надзвичайного стану, у зв’язку зі стихійним лихом,
військовими діями, заходами щодо боротьби з тероризмом
або іншими надзвичайними обставинами

І. Загальні положення

1. Цей План розроблено відповідно до вимог законів України «Про судоустрій і статус суддів», «Про правовий режим надзвичайного стану», Порядку проведення евакуації у разі загрози виникнення або виникнення надзвичайних ситуацій, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 30.10.2013 № 841, Порядку забезпечення евакуації, зберігання та знищення документів в умовах особливого періоду, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 17.10.2019 № 3194/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 24.10.2019 за № 1132/34103, наказу Державної судової адміністрації України від 13.11.2023 № 524 «Про затвердження Рекомендацій на випадок надзвичайних ситуацій у разі неможливості здійснення правосуддя чи інших функцій з об'єктивних причин», інших нормативно-правових актів з питань діловодства й архівної справи органів судової влади та судів, для планування заходів з реагування на надзвичайні ситуації та визначають порядок виконання рішення Вищої ради правосуддя про зміну територіальної підсудності судових справ (або розпорядження Голови Верховного Суду у разі неможливості здійснення Вищою радою правосуддя такого повноваження), а також рішення керівника органу судової влади чи суду про переміщення для здійснення правосуддя чи інших функцій.
2. У цьому Плані надзвичайними ситуаціями вважаються:

1) воєнний стан;

2) надзвичайний стан;

3) захоплення населеного пункту;

4) захоплення суду;

5) безпосередня загроза захоплення населеного пункту;

6) безпосередня загроза захоплення суду;

7) стихійне лихо;

8) військові дії;

9) заходи щодо боротьби з тероризмом;

10) інші надзвичайні обставини.

3. Голова суду, судді, керівництво суду, працівник апарату суду мають діяти відповідно до ситуації, що склалася за умов надзвичайної ситуації, приймати розумні та ефективні рішення, усвідомлюючи, що збереження життя і здоров'я людей є їх пріоритетним завданням.

ІІ. Дії суду у разі неможливості здійснення правосуддя чи інших функцій

1. З метою належної організації роботи під час воєнного або надзвичайного стану, захоплення населеного пункту та/або суду чи безпосередньої загрози його захоплення, у зв'язку зі стихійним лихом, військовими діями, заходами щодо боротьби з тероризмом Любомльському районному суду Волинської області (далі суду) слід діяти згідно з планом, розробленим відповідно до Типового плану заходів виконання основних завдань з реагування на надзвичайні ситуації у разі неможливості здійснення правосуддя чи інших функцій (додаток 1).
2. У суді при розташуванні у безпосередній близькості до районів ведення воєнних дій, потрібно вжити підготовчих заходів, необхідних для виконання цього Плану в разі ймовірного захоплення населеного пункту та/або суду.

Також у суді необхідно вжити заходів щодо невідкладного внесення електронних копій усіх ухвалених судом судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень.

Крім того, потрібно здійснити оцифрування матеріалів судових справ, а також підготувати до подальшого перевезення спільно з територіальним управлінням Державної судової адміністрації України в Волинській області сервери та інші переносні носії, що містять інформацію.

3. У разі виникнення надзвичайної ситуації необхідно провести евакуацію документації та матеріальних цінностей суду з урахуванням Розрахунків об’ємів документації та матеріальних цінностей, що підлягають евакуації (додаток 2).
4. Для проведення загальної евакуації суду залучаються наявні транспортні засоби відповідної адміністративної території, Служби судової охорони, інших суб’єктів, а в разі виникнення безпосередньої загрози життю або здоров’ю суддів – додатково особисті транспортні засоби (за наявністю).

Кількість, види та типи транспортних засобів, які планується залучити під час евакуації суду із зони надзвичайної ситуації, районів можливих бойових дій, визначаються головою суду, керівником апарату суду.

За відсутності евакуаційного транспорту евакуацію суду їх працівників (у разі можливості) проводити самостійно. При цьому необхідно керуватися повідомленнями органів влади стосовно безпечності самостійної евакуації.

5. Необхідно забезпечити схоронність і вивезення особових справ та трудових книжок суддів, працівників апарату суду; за необхідності передати ці документи під особистий підпис суддям, працівникам апарату суду.
6. Мантії і нагрудні знаки суддів за можливості необхідно вивезти до суду, якому тимчасово визначено територіальну підсудність справ, або передати судді.
7. Забезпечення схоронності печаток суду покладається на голову суду або за його дорученням – керівника апарату суду; за неможливості вивезення ці печатки потрібно знищити.

Прилади з кваліфікованими електронними підписами суддів, працівників апарату суду необхідно вивезти, а в разі неможливості – знищити.

Вміст серверів необхідно заздалегідь скопіювати на переносні носії та обов'язково вивезти їх за першої можливості.

Перед залишенням приміщення суду необхідно унеможливити доступ із технічних засобів суду до Єдиного державного реєстру судових рішень, автоматизованої системи діловодства суду та іншого програмного забезпечення, яким користувався суд.

8. Про тимчасове припинення роботи суду необхідно невідкладно повідомити територіальне управління Державної судової адміністрації України в Волинській області,Державну судову адміністрацію України, Верховний Суд, Вищу раду правосуддя, Раду суддів України.
9. Суддям, працівникам апарату суду, що перебувають на окупованій території, необхідно уникати переговорів з окупантами, не погоджуватися на пропозиції співпраці, чекати створення евакуаційних коридорів.
10. Питання відрядження суддів визначається в порядку, встановленому Законом України «Про судоустрій і статус суддів».

ІІІ. Підготовка та оформлення судових справ та документів суду для подальшої передачі

1. Рішення (розпорядження) про зміну територіальної підсудності судових справ є підставою для передачі усіх справ, які перебували на розгляді суду, територіальна підсудність якого змінюється.
2. Суд має бути в постійній готовності для розгортання роботи в умовах особливого періоду, що настає з моменту оголошення рішення про мобілізацію (крім цільової) або доведення його до виконавців щодо прихованої мобілізації чи з моменту введення воєнного стану в Україні або в окремих її місцевостях та охоплює час мобілізації, воєнний час і частково відбудовний період після закінчення воєнних дій.

З метою забезпечення постійної готовності для розгортання роботи в умовах особливого періоду архів установи розробляє документи, а саме:

1) переліки справ (документів), що:

передаються для зберігання до архіву установи,

вивозяться до місць евакуації,

знищуються,

залишаються на місці;

2) списки працівників, відповідальних за організацію та виконання заходів з підготовки та передавання справ (документів) до архіву установи, вивезення до місць евакуації, за облік і зберігання справ (документів), а також їх знищення;

3) порядок черговості вивезення документів до місць евакуації;

4) порядок транспортування справ (документів) до місць евакуації;

5) порядок забезпечення охорони документів під час підготовки їх до транспортування та під час транспортування.

За наявності режимно-секретного органу розробляються документи відповідно до Порядку організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18.12.2013 № 939.

Порядок роботи з документами, що містять службову інформацію, визначається відповідно до Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 19.10.2016 № 736.

3. Зберіганню в умовах особливого періоду підлягають документи Національного архівного фонду (далі – НАФ), судові справи, документи тривалого зберігання, з кадрових питань (особового складу), а також окремі документи тимчасового зберігання за рішенням експертної комісії.
4. До введення особливого періоду відповідальні працівники установи готують проєкти таких документів:

• описи справ постійного зберігання, що підлягають передаванню до державних архівів (архівних відділів);
• описи секретних справ і документів постійного зберігання, що підлягають передаванню до державних архівів;
• описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання, що вивозяться до місць евакуації;
• описи справ з кадрових питань (особового складу), що вивозяться до місць евакуації;
• акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ.

5. У разі якщо тв. суді є режимно-секретні документи, здійснюють заходи щодо передачі матеріальних носіїв секретної інформації (далі – МНСІ) в опечатаній тарі на тимчасове зберігання до відповідного апеляційного суду з дотриманням вимог керівних документів з питань охорони державної таємниці.

У разі неможливості вивезення МНСІ до місць евакуації та збереження – вони знищуються на місці з дотриманням необхідних умов забезпечення режиму секретності.

6. У разі надзвичайної ситуації, за умови відповідної можливості необхідно спільно з територіальним управлінням Державної судової адміністрації України в Волинській області вжити заходів щодо вивезення судових справ, насамперед тих, що перебувають у провадженні суддів, або здійснити вивезення найбільш важливих (резонансних) справ:

• матеріалів кримінальних проваджень, в яких особа тримається під вартою;
• проваджень стосовно неповнолітніх;
• проваджень щодо особливо тяжких злочинів;
• інших справ, розгляд яких може мати істотне значення для прав учасників процесу.

Якщо такої можливості немає – забезпечити зберігання таких справ у сейфах в приміщенні суду.

При цьому за наявності ризику для життя чи здоров'я, пов'язаного із вивезенням судових справ, такі справи треба залишати в приміщенні суду.

7. Територіальним управлінням Державної судової адміністрації України в Волинській області спільно з судом слід вжити заходів для організації передачі справ до суду, якому визначено підсудність замість суду, діяльність якого тимчасово припинено.

Якщо це неможливо – здійснити тимчасову передачу справ до іншого суду на території, що перебуває під контролем органів влади України, або до територіального управління Державної судової адміністрації України в Волинській області.

8. З метою запобігання пошкодженню документи на паперових носіях, що підлягають перевезенню, щільно укладають у картонні коробки, ящики, пакунки чи інші засоби зберігання.
9. До кожного пакування прикріплюють ярлик із зазначенням найменування установи, номера опису (за наявності), номерів справ, який засвідчують підписами осіб, відповідальних за організацію та виконання заходів з підготовки й передавання справ (документів).
10. Для передачі справ складається Акт приймання-передавання справ та документів (додаток 3).

11. Суд, якому визначено територіальну підсудність справ суду, діяльність якого тимчасово припинено, має забезпечити прийняття, збереження таких матеріалів і подальший їх розгляд.
12. Усі судові справи та документи для передання до іншого суду, мають бути належним чином оформлені та підготовлені відповідальним працівником апарату суду згідно з його функціональними обов'язками. У кожній судовій справі необхідно підшити та пронумерувати всі долучені до справи документи та скласти внутрішній опис справи, передбачений Інструкцією з діловодства в місцевих та апеляційних судах України.

Керівник апарату                                                                          Наталія Лецюк