ПОРЯДОК

роботи з технічними засобами відеоконференцзв’язку під час судового

засідання в адміністративному та цивільному процесах

за участі сторін поза межами приміщення

Любомльського районного суду Волинської області

І. Загальні положення

1. Порядок роботи з технічними засобами відеоконференцзв’язку під час судового засідання в адміністративному та цивільному процесах за участі сторін поза межами приміщення Любомльського районного суду Волинської області (далі – Порядок) розроблений на підставі відповідних положень Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України та з урахуванням вимог пункту 10 частини першої статті 152 Закону України «Про судоустрій і статус суддів» та наказу Державної судової адміністрації України № 196 від 23.04.2020 року «Про внесення змін до Порядку роботи з технічними засобами відеоконференцзв’язку під час судового засідання в адміністративному, цивільному та господарському процесах за участі сторін поза межами приміщення суду».
2. Учасники судового процесу беруть участь у судовому засіданні в режимі відеоконференції поза межами приміщення суду за умови наявності у суді відповідної технічної можливості, про яку суд зазначає в ухвалі, у порядку, встановленому процесуальним законодавством.
3. Інформація про проведення судового засідання в режимі відеоконференції розміщується на офіційному веб-порталі суду.
4. Обов’язки щодо здійснення організаційних заходів, пов’язаних із функціонуванням системи відеоконференції в суді покладаються на керівника апарату та головного спеціаліста суду.
5. Ризики технічної неможливості участі в режимі відеоконференції поза межами приміщення суду, переривання зв’язку тощо несе учасник справи, який подав відповідну заяву.

ІІ. Основні терміни

1. Відеоконференція – телекомунікаційна технологія інтерактивної взаємодії двох або більше віддалених учасників судового провадження з можливістю обміну аудіо- та відеоінформацією у реальному масштабі часу.
2. Система відеоконференцзв’язку (далі – Система) – комплекс технічних засобів та програмного забезпечення або інші доступні суду та учасниками судового процесу засоби, що забезпечують проведення судових засідань в режимі відеоконференцзв’язку та відповідають вимогам законодавства.
3. Технічні засоби відеозапису ходу і результатів процесуальних дій (далі – технічні засоби відеозапису) – сукупність програмно-апаратних засобів та приладів, що забезпечують належне аудіо та відео фіксування, зберігання, копіювання (дублювання) і використання інформації, яка відображає процес відеоконференції.
4. Відеофонограма – відео та аудіо запис, який утворений безпосередньо під час проведення відеоконференції та записаний за допомогою технічних засобів відеозапису і є вихідним матеріалом для виготовлення робочої та архівної копій.
5. Архівна копія відеофонограми (далі – архівна копія) – запис копії відеофонограми з технічних засобів на носій відеозапису, що має статус оригіналу та призначений для довготривалого зберігання. Архівна копія може використовуватись для створення робочих копій у разі їх недостатності, пошкодження, знищення тощо.
6. Робоча копія відеофонограми (далі – робоча копія) – запис копії відеофонограми з технічних засобів відеозапису на носій відеозапису, що має статус оригіналу та долучається до матеріалів справи.
7. Носій відеозапису відеоконференції (далі – цифровий носій) – диск для лазерних систем зчитування, на який здійснюється запис відеофонограми, який є додатком до протоколу судового засідання.
8. Секретар судового засідання (далі – секретар) – працівник апарату суду, який відповідно до своїх обов’язків, визначених посадовою інструкцією, працює з технічними засобами відеозапису під час проведення процесуальних дій у режимі відеоконференції.
9. Адміністратор – працівник апарату суду (головний спеціаліст), який відповідно до обов’язків, визначених посадовою інструкцією, здійснює налагодження технічних засобів відеозапису процесуальних дій, які проводяться у режимі відеоконференції під час судового засідання.
10. Головуючий суддя – суддя, визначений АСДС, який здійснює розгляд судової справи.
11. Інші терміни вживаються відповідно до положень Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України та інших норм чинного законодавства України.

ІІІ. Порядок подання заяви

про участь у судовому засіданні в режимі відеоконференції

1. Для участі в судовому засіданні в режимі відеоконференції учасник справи повинен попередньо зареєструватись з використанням власного електронного підпису в Системі та перевірити наявні у нього власні технічні засоби на відповідність технічним вимогам, визначеним для роботи з обраною для проведення відеоконференції Системою. У разі, якщо учасник не має електронного підпису (або Система не дозволяє реєстрацію з використанням електронного підпису), то він повинен попередньо зареєструватись в Системі з використанням логіну та паролю чи за допомогою інших передбачених обраною Системою засобів реєстрації. При цьому, в своїй заяві про участь у судовому засіданні, поданій відповідно до пункту 3 цього розділу, учасник справи повинен вказати про наявність або відсутність у нього електронного підпису.
2. Рішення про можливість підтвердити особу учасника справи, що не має електронного підпису, а також рішення про обрання Системи, що буде використана для проведення судового засідання в режимі відеоконференції, приймається Головуючим суддею, у провадженні якого знаходиться справа.
3. Учасник справи подає заяву про участь у судовому засіданні в режимі відеоконференції поза межами приміщення суду, зразок якої наведено в додатку 2 до цього Порядку, не пізніше ніж за п’ять днів до судового засідання.

У заяві учасник справи обов’язково зазначає:

• назву суду;
• номер судової справи;
• дату та час судового засідання, в якому учасник бажає взяти участь в режимі відеоконференції;
• своє прізвище, ім’я та по-батькові;
• свій статус в судовій справі;
• електронну адресу, яка використана для реєстрації в Системі;
• назву системи, яка пропонується для проведення відеоконференцз’язку (у разі використання іншого програмного забезпечення, ніж розміщеного за посиланням vkz.court.gov.ua);
• номер телефону для зв’язку із судом;
• відмітку про наявність або відсутність електронного підпису.

4. Копія заяви в той самий строк надсилається учасником, що подав заяву, іншим учасникам справи.
5. Заява подається до суду та надсилається іншим учасникам справи в порядку, визначеному процесуальним законодавством, дозволеними засобами зв’язку.
6. Заява учасника про участь у судовому засіданні в режимі відеоконференції поза межами приміщення суду в день її надходження до суду підлягає реєстрації в автоматизованій системі документообігу суду та передається відповідному головуючому судді.

У разі коли в судовому засіданні дистанційно беруть участь кілька учасників, то Секретар судового засідання засобами телефонного зв’язку (електронної пошти), з’ясовує та узгоджує і усіма учасниками судового процесу, які подали заяву на проведення засідання в режимі відеоконференції, про наявність у них відповідного програмного забезпечення та можливість його використання для проведення судового засідання.

7. Головуючий суддя приймає рішення про можливість проведення засідання в режимі відеоконференції за умови наявності в суді відповідної технічної можливості (наявність обладнання та можливість його використання у визначений день і час) та інформує про це секретаря судового засідання.
8. Секретар судового засідання інформує учасника справи засобами телефонного зв’язку (електронної пошти), вказаними в заяві, щодо технічної можливості проведення засідання в режимі відеоконференції або відсутності такої можливості.

ІV. Порядок проведення судового засідання

в режимі відеоконференції

1. Підготовка до проведення судового засідання у режимі відеоконференції.

1.1. Секретар судового засідання  до початку судового засідання, під час якого проводитимуться процесуальні дії в режимі відеоконференції, зобов’язаний:

• зайти до облікового запису Системи;
• активувати технічні засоби відеозапису;
• перевірити наявність вільного місця на внутрішньому носії відеозапису (не менше 10 Гб вільного місця);
• перевірити працездатність технічних засобів відеозапису, а також провести тестування пристроїв (мікрофони, камери тощо) та впевнитись, що вони працюють нормально, а відеоконференція і її запис здійснюється правильно;
• здійснити тестовий запис.

1.2. У разі виявлення ознак непрацездатності технічних засобів, а також у випадку неможливості налагодження їх коректної роботи, секретар судового засідання  зобов’язаний терміново повідомити про такі обставини головуючого суддю, головного спеціаліста та керівника апарату суду.

При цьому секретар складає акт за формою, зразок якої наведено в Додатку 3 до цього Порядку, який підписується керівником апарату суду, а також секретарем та головним спеціалістом, та долучається до матеріалів справи.

1.3. Учасник, що бере участь у судовому засіданні в режимі відеоконференцзв’язку, зобов’язаний:

• зайти та авторизуватися в Системі за 10 хвилин до початку судового засідання;
• активувати технічні засоби (мікрофон, навушники та камера) та перевірити їх працездатність шляхом тестування за допомогою Системи;
• очікувати запрошення Секретаря судового засідання до участі в судовому засіданні.

1.4. Підтвердження особи учасника відбувається шляхом його авторизації в Системі із застосуванням електронного підпису, або відповідно до пункту 2 розділу ІІІ цього Порядку.

2. Порядок проведення судового засідання у режимі відеоконференції.

2.1. Секретар судового засідання  на початку судового засідання, під час якого проводитимуться процесуальні дії в режимі відеоконференції, зобов’язаний:

• вибрати в Системі відповідного учасника (учасників) та запросити його (їх) засобами Системи до участі в судовому засіданні в режимі відеоконференції;
• активувати технічні засоби відеозапису;
• пересвідчитись, що учасника (учасників) добре видно і чутно та, у разі необхідності, попросити учасника говорити голосніше або змінити місце власного розташування, у разі нечіткого зображення.

2.2. На початку судового засідання учасники, що беруть участь в судовому засіданні в режимі відеоконференції, за потреби, на вимогу Головуючого судді повинні показати свій паспорт або інший документ, що посвідчує особу, в розгорнутому вигляді на сторінці з фотографією в камеру.

2.3. Під час відеоконференції секретарем здійснюється поточний контроль якості звуку і відео та контроль працездатності технічних засобів відеозапису шляхом спостереження за їх роботою.

У разі необхідності перевірки справності технічних засобів, секретар залучає  головного спеціаліста.

2.4. Використовувані судом і учасниками судового процесу технічні засоби і технології мають забезпечувати належну якість зображення та звуку, а також інформаційну безпеку. Учасникам судового процесу має бути забезпечена можливість чути та бачити хід судового засідання, ставити запитання і отримувати відповіді, здійснювати інші процесуальні права та обов’язки.

2.5. При виявленні технічних неполадок, що перешкоджають проведенню судового засідання в режимі відеоконференції, в ході підготовки та під час її проведення, секретар негайно інформує про це головуючого суддю.

Головний спеціаліст, після явки в зал судового засідання, інформує головуючого суддю про терміни відновлення працездатності технічних засобів.

При цьому, головний спеціаліст складає акт про виявлені технічні неполадки, які перешкоджають проведенню процесуальних дій, який підписується  керівником апарату суду, а також секретарем судового засідання  та головним спеціалістом, та долучається до матеріалів справи.

2.6. У разі неможливості проведення судового засідання в режимі відеоконференції у зв’язку з обставинами, які виключають можливість її проведення (тривала хвороба учасника судового процесу, наявність відповідного клопотання до суду тощо), а також у випадку наявності технічних неполадок, що перешкоджають проведенню процесуальної дії в режимі відеоконференції, суд повідомляє учасників про це засобами телефонного зв’язку, про що секретарем судового засідання  складається телефонограма, яка реєструється в журналі телефонограм та приєднується до матеріалів справи.

2.7. Секретар судового засідання  не повинен залишати без нагляду технічні засоби відеозапису та систему відеоконференцзв’язку, передавати іншим особам пароль та/або електронний ключ, допускати інших осіб до роботи з технічними засобами.

2.8. Після закінчення судового засідання в режимі відеоконференції секретар судового засідання, зобов’язаний заблокувати технічні засоби або вийти з відповідної програми (облікового запису).

3. Порядок фіксації ходу і результатів процесуальних дій у режимі відеоконференції.

3.1. Хід і результати процесуальних дій, проведених у режимі відеоконференції, фіксуються судом, який розглядає справу, за допомогою технічних засобів відеозапису. Здійснення фіксації забезпечується секретарем судового засідання  та починається з моменту оголошення головуючим суддею про початок її проведення.

3.2. Для здійснення якісного запису всі учасники судового засідання повинні висловлюватися голосно і виразно. У разі необхідності секретар судового засідання  звертається до головуючого судді з проханням звернутися до учасників відеоконференції говорити голосніше або змінити місце власного розташування, у  разі нечіткого зображення.

3.3. Після закінчення проведення процесуальних дій в режимі відеоконференції секретар судового засідання  повинен:

• здійснити запис відеофонограми на носії відеозапису, створивши архівну та робочу копії в порядку, встановленому пунктом 4 розділу ІV цього Порядку;
• перевірити якість запису архівної та робочої копії;
• архівну та робочу копії долучити до матеріалів справи;
• видалити відеофонограму з технічного засобу відеозапису.

3.4. У випадку продовження процесуальних дій в режимі відеоконференції секретар повинен здійснити дозапис наступної процесуальної дії у відповідній судовій справі на робочу і архівну копії цифрових носіїв з відеофонограмою.

3.5. Архівна копія передається до архіву суду, який проводив процесуальні дії в режимі відеоконференції.

3.6. Шляхом перегляду відеофонограми секретар повинен переконатися, що її запис здійснено коректно і вона придатна для подальшого використання. У разі виявлення порушень повинен негайно повідомити про недоліки некоректного запису головуючого суддю, про що складається акт, який підписується керівником апарату суду, головним спеціалістом, секретарем судового засідання  та долучається до матеріалів справи.

3.7. Файл із записом відеоконференції зберігається тимчасово на технічному засобі відеозапису та не може бути видалений, до моменту створення архівної та робочої копій.

4. Створення робочої та архівної копій.

4.1. Примірники відеофонограми записуються у вигляді архівної та робочої копій на окремі цифрові носії. Для кожної судової справи виділяються два цифрових носії: один - для архівної копії, другий - для робочої копії. У разі, якщо відеофонограми не вміщуються на один цифровий носій, виділяються додаткові цифрові носії.

4.2. Запис робочої та архівної копій здійснюється секретарем судового засідання  з технічного засобу відеозапису на цифрові носії.

4.3. Цифрові носії з робочою та архівною копіями пакуються в окремі конверти , які маркуються таким чином: 

• архівна копія №___ (робоча копія №___);
• номер справи;
• позначення – «відеофонограма»;
• дати проведення процесуальних дій;
• прізвище, ім’я, по-батькові головуючого судді;
• підпис секретаря;
• об’єм відеофонограми (Гб/Мб).

1. Зберігання архівних копій
2. Архівна копія після завершення розгляду справи зберігається в архіві суду разом з конвертом.
3. У разі виявлення під час перевірки зниження якості зчитування даних з архівної копії виготовляється її дублікат, який зберігається разом з архівною копією і замінює її лише під час виготовлення робочих копій.
4. У разі зниження якості дублікатів архівної копії вони замінюються новими.
5. Архівні копії відеофонограми знищуються разом із судовою справою після закінчення терміну зберігання зазначеної судової справи.

VІ. Зберігання робочих копій

1. Робоча копія в окремому конверті додається до судової справи в порядку, встановленому Інструкцією з діловодства в місцевих та апеляційних судах України.

Додаток 1

до  Порядку роботи з технічними засобами

відеоконференцзв’язку під час судового

засідання у адміністративному, цивільному

та господарському процесах за участі сторін

 поза межами приміщення суду затверджений

наказом голови суду від 28.04.2020 року № 23-1/01-07

ТЕХНІЧНІ ВИМОГИ

 для доступу до Системи

Додаток 2

до  Порядку роботи з технічними засобами

відеоконференцзв’язку під час судового

засідання у адміністративному, цивільному

та господарському процесах за участі сторін

                                                             поза межами приміщення суду затверджений

наказом голови суду від 28.04.2020 року № 23-1/01-07

Любомльський раойнний суд Волинської області

                ^{(найменування суду)}

______________________________________

^{(адреса суду)}

Справа ____________________________

_______________________________________________________

_{(П.І.Б./найменування заявника)}

_________________________________________

(адреса)

_________________________________________

(П.І.Б. представника)

_________________________________________

(№ та дата доручення при наявності)

_________________________________________

(контактний телефон, e-mail)

ЗАЯВА

про участь у судовому засіданні в режимі відеоконференції поза

 межами приміщення Любомльського районного суду

 Волинської області

Прошу надати  мені  можливість  участі  у  судовому  засіданні  по справі № ____________________ призначеному на ______________________  в режимі відеоконференції поза межами приміщення суду з використанням власних технічних засобів.

З вимогами Порядку роботи з технічними засобами відеоконференцзв’язку та відеозапису ходу і результатів процесуальних дій, проведених у режимі відеоконференції під час судового засідання в адміністративному та цивільному процесах ознайомлений.

Я зареєстрований:           з використанням електронного підпису;

                                         без використання електронного підпису.

                                    ^{(вибрати необхідне)}

Я прошу використати систему відеоконференцз’язку ________________

^{(у разі використання іншого програмного забезпечення, ніж розміщеного за посиланням vkz.court.gov.ua).}

____________                             ______________                          ________________

                    (дата)                                                    (підпис)                                               (ПІП)

Додаток 3

до  Порядку роботи з технічними засобами

відеоконференцзв’язку під час судового

засідання у адміністративному, цивільному

та господарському процесах за участі сторін

 поза межами приміщення суду затверджений

наказом голови суду від 28.04.2020 року № 23-1/01-07

м. Любомль                                                                     ___________ 20__ р.

АКТ

про несправність (неналежне функціонування) системи відеоконференцзв’язку

Цей акт складений секретарем  судового засідання ___________________  _________________(ПІБ)  Любомльського районного суду Волинської області про те, що при розгляді ________________20___ року справи № _____________ було виявлено _________________ (непрацездатність (несправність) системи, неможливість налагодження коректної роботи системи відеоконференцзв’язку).

Викладення обставин та причин несправності (неналежного функціонування): ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Керівник апарату _____________________________  

Головний спеціаліст ___________________________

Секретар судового засідання ____________________